La segreteria telefonica, le chiamate in conferenza e la chat online svolgono tutte un ruolo importante nella comunicazione aziendale. Usare il galateo appropriato può aumentare l’efficacia di questi canali di comunicazione e garantire un’immagine professionale.
La segreteria telefonica, in particolar modo, include la registrazione di un messaggio a cui i chiamanti possono rispondere in tua assenza o lasciare un messaggio per coloro che non sono disponibili a rispondere alla tua chiamata. Il tuo messaggio vocale ti rappresenta, e quindi deve essere professionale. Le linee guida per la registrazione di un saluto professionale sono di mantenerlo breve, specificare chiaramente i tuoi dettagli, essere educato e positivo, e offrire opzioni al chiamante.
Vediamo più nel dettaglio ogni singola indicazione.
Mantienilo breve
Mantieni il tuo saluto vocale breve. Non lasciare che il tuo messaggio superi i 20 secondi, in modo da non far perdere tempo al chiamante.
Specifica i tuoi dettagli
Specifica chiaramente il tuo nome, cognome e in quale dipartimento lavori attualmente nella tua azienda. Questo permette a chi chiama di sapere se ha contattato la persona giusta e il dipartimento che intendeva contattare.
Sii educato e positivo
Sii educato e positivo stando seduto e sicuro di te mentre registri il tuo messaggio vocale. Non registrate il vostro saluto dopo una discussione o una cattiva notizia, perché le persone possono sentire i toni negativi.
Offri opzioni
Fornisci al chiamante delle opzioni per saltare il tuo messaggio di benvenuto e andare direttamente a lasciare un messaggio o per contattare qualcun altro. Per esempio, fornisci le opzioni di contatto del tuo sostituto se il chiamante ha bisogno di assistenza urgente.
Rispondete ai messaggi vocali che ricevete il più presto possibile. In alternativa, puoi anche indicare quando sarai in grado di rispondere nel tuo saluto alla segreteria telefonica.
Lasciare un messaggio vocale professionale può aumentare la disponibilità e la velocità di una persona che ti richiama.
I messaggi vocali informativi formano impressioni positive perché i destinatari sapranno cosa aspettarsi e saranno a loro agio quando sarà il momento di richiamare.
Consigli
Avrai notato che quando si lascia un messaggio vocale per qualcuno, si dovrebbero includere due componenti principali. In primo luogo, dai sempre i tuoi dettagli di contatto, anche se hai già parlato con la persona prima, perché questo eviterà alla persona di doverli cercare.
In secondo luogo, spiega il motivo della tua chiamata. Questo permette ai destinatari di conoscere l’argomento, di accedere a qualsiasi documento pertinente e di prepararsi meglio alla discussione quando richiamano.
Non specificare l’ora e la data della tua chiamata a meno che non ti venga richiesto di farlo, perché il sistema di segreteria telefonica del destinatario di solito lo registra automaticamente.
Un esempio
Segui come Monica ascolta il saluto della casella vocale di Davide e poi lascia un messaggio.
Davide: Salve, avete chiamato Davide Wells, del Dipartimento Assistenza Clienti di Alfa Holdings. Al momento non sono disponibile, ma per favore lasciate un breve messaggio, indicando la vostra richiesta e il numero di telefono, e vi richiamerò appena possibile. In alternativa, potete contattare la reception al numero …………
Viene riprodotto il messaggio della segreteria telefonica di Davide.
Monica: Ciao, Davide. Vorrei sapere quando posso aspettarmi che il mio pacco arrivi a Roma. Richiamami durante l’orario di lavoro, al……………
Monica lascia un messaggio vocale in risposta in modo che Davide possa richiamarla.
Il saluto in segreteria di Davide è informativo e professionale. Il messaggio vocale di Monica non è altrettanto informativo perché si dimentica di dire il suo nome. Davide non saprà chi ha lasciato il messaggio o a chi chiedere quando richiama, a meno che non possa rintracciarla tramite il suo numero di riferimento. In caso contrario, Davide non sarà in grado di prepararsi prima di richiamare Monica e potrebbe non essere in grado di dirle immediatamente quando il pacco arriverà.
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